01
Zu viele E-Mails
Der Posteingang füllt sich schneller, als er abgearbeitet werden kann – Wichtiges geht zwischen Routinefragen unter.
Jede Mieteranfrage. Sortiert. Antwortbereit.
Behalten Sie Outlook, behalten Sie Ihr ERP. SwissFlow AI versteht jede eingehende Anfrage, erkennt Notfälle, formuliert Antwortvorschläge und bereitet Tickets vor – Ihr Team prüft und gibt frei.
Kostenlose Demo anfragen30 Tage Pilot auf einem Postfach. Zahlung erst, wenn SwissFlow produktiv läuft und Sie zufrieden sind.
- Kein Softwarewechsel
- Notfälle sofort erkannt
- Antwortentwurf liegt bereit
- Ticket fertig vorbereitet
Für Verwaltungen in Zürich & der Schweiz · Schweizer Hosting · Keine Antwort ohne Ihre Freigabe
Funktioniert mit Ihrem bestehenden System:
SwissFlow AI ist die KI-Schicht über Ihrem bestehenden Postfach. Outlook bleibt. Ihr ERP bleibt. Nur das Chaos im Posteingang verschwindet.
Live-Demo
Von der Anfrage zum freigabebereiten Ticket.
Anfrage
Betreff: Heizung funktioniert nicht
Guten Tag, seit gestern Abend funktioniert die Heizung in meiner Wohnung nicht mehr. Können Sie bitte jemanden vorbeischicken?
Antwortvorschlag
- Neue Anfrage
- KI analysiert
- Antwort vorbereitet
- Ticket erstellt
- Bereit zur Freigabe
Das Problem
Immobilienverwaltungen verlieren täglich Zeit mit denselben Anfragen.
Mieter schreiben wegen Heizung, Schlüssel, Nebenkosten, Reparaturen, Kündigungen oder Besichtigungsterminen. Viele dieser Anfragen sind wiederkehrend – trotzdem müssen sie manuell gelesen, sortiert und beantwortet werden.
02
Lange Antwortzeiten
Mieter warten auf Rückmeldung, dringende Fälle werden zu spät erkannt – das kostet Vertrauen und Nerven.
03
Überlastete Sachbearbeiter
Qualifizierte Mitarbeitende verbringen Stunden mit Sortieren und Standardantworten statt mit echter Bewirtschaftung.
40-60%
der Arbeitszeit von Sachbearbeitern entfällt laut Branchenquellen auf repetitive Kommunikation
36×
pro Tag wird der Posteingang im Schnitt geprüft – jede Unterbrechung kostet Konzentration
Nr. 1
Mieterbeschwerde über Verwaltungen: Erreichbarkeit und unbeantwortete E-Mails
800+
offene Bewirtschafter-Stellen schweizweit – Entlastung statt Neueinstellung wird zum Hebel
Quellen: Branchen- und Marktstudien 2024–2026 (u.a. SVIT, pom+, Stellenmarkt- und Review-Analysen)
Die Lösung
SwissFlow AI übernimmt die Vorarbeit.
01
E-Mail geht ein
Mieteranfrage landet im Postfach
02
SwissFlow analysiert
Versteht, sortiert & priorisiert
03
Antwort & Ticket bereit
Entwurf und internes Ticket liegen vor
04
Ihr Team gibt frei
Prüfen, anpassen, mit einem Klick senden
E-Mails automatisch verstehen
SwissFlow liest eingehende Nachrichten und erkennt, worum es geht – auf Deutsch, inklusive Schweizer Formulierungen.
Anfragen nach Kategorie sortieren
Heizung, Schlüssel, Nebenkosten, Kündigung: Jede Anfrage landet automatisch im richtigen Topf.
Dringende Fälle erkennen
Wasserschaden oder Heizungsausfall werden priorisiert, damit nichts Kritisches liegen bleibt.
Antwortvorschläge erstellen
Für wiederkehrende Anliegen liegt ein fertig formulierter Antwortentwurf bereit – zur Prüfung durch Ihr Team.
Tickets vorbereiten
Objekt, Kategorie und Zuständigkeit werden automatisch erfasst – das interne Ticket ist startklar.
Mitarbeiter behalten Kontrolle
Jede Antwort und jedes Ticket wird von Ihrem Team freigegeben – SwissFlow bereitet vor, Menschen entscheiden.
SwissFlow sendet keine sensiblen Antworten automatisch ohne Freigabe. Ihr Team bleibt jederzeit in Kontrolle.
Ihr System bleibt — egal ob Rimo R5, ImmoTop2, GARAIO REM, AbaImmo, Fairwalter oder einfach Outlook + Excel. SwissFlow arbeitet davor, nicht dagegen.
Ihr Nutzen
Weniger Routinearbeit. Schnellere Reaktion. Mehr Übersicht.
- 1-2 Stunden weniger pro Tag mit Standardanfragen — bei 40-60% repetitiver Kommunikation ein realistisches Potenzial
- Notfälle werden sofort erkannt — Wasserschaden, Heizungsausfall, Schlüsselnotfall oben statt irgendwo im Posteingang
- Jede Anfrage erhält innert Minuten eine strukturierte Erstreaktion — Mieter warten nicht mehr tagelang
- Neue Mitarbeitende werden schneller produktiv — Studien zeigen bis zu 34% Effizienzgewinn durch KI-Unterstützung bei Einsteigern
- Kein Softwarewechsel, kein IT-Projekt — Start auf einem Postfach, messbar in 30 Tagen
- Entlastung statt Neueinstellung — bei 800+ offenen Bewirtschafter-Stellen schweizweit ein realer Hebel
Angebot & Preise
Risikofrei starten. Transparent wachsen.
Starter
CHF 490/Monat
Für kleine Verwaltungen, die im Posteingang Luft brauchen.
- 1-2 Postfächer
- Bis ca. 300 Anfragen/Monat
- Kategorisierung & Dringlichkeitserkennung
- Antwortvorschläge mit Freigabe
- Ticket-Vorbereitung
- Hosting in der Schweiz
Beliebt
Standard
CHF 890/Monat
Für Teams, die das ganze Anfragevolumen strukturieren wollen.
- Bis 5 Postfächer, höheres Volumen
- Alles aus Starter
- Eigene Textbausteine & Tonalität
- Übergabe an Ihr ERP (Export)
- Reporting: Antwortzeiten & gesparte Zeit
- Mehrsprachig DE/FR/IT/EN
Pro
ab CHF 1’490/Monat
Für grössere Verwaltungen mit mehreren Teams.
- Unbegrenzte Postfächer
- Alles aus Standard
- Individuelle Kategorien & Regeln
- Erweiterte Audit-Protokolle
- Persönliches Onboarding
- Prioritätssupport mit SLA
Alle Preise zzgl. MwSt. Der 30-Tage-Pilot gilt für jede Stufe – Sie zahlen erst, wenn SwissFlow bei Ihnen produktiv läuft und Sie zufrieden sind.
Warum SwissFlow AI
Gebaut für Schweizer Immobilienverwaltungen.
Schweizer Hosting, revDSG-konform
Ihre Daten bleiben in der Schweiz. Auftragsverarbeitung sauber geregelt – Datenschutz ist Teil der Architektur, kein Add-on.
Keine Antwort ohne Freigabe
SwissFlow bereitet vor, Ihr Team entscheidet. Kein Autopilot, kein Blackbox-Risiko – jede Nachricht wird vor dem Versand geprüft.
Kein Training auf Ihren Daten
Ihre Mieterkommunikation wird nicht zum Trainieren fremder KI-Modelle verwendet. Punkt.
Nachvollziehbar statt Blackbox
Jede Kategorisierung, jeder Entwurf, jede Freigabe ist im Audit-Log dokumentiert – wichtig bei Fristen und heiklen Fällen.
Gebaut für 5–20-Personen-Teams
Für Verwaltungen ohne eigene IT-Abteilung: startklar in Tagen, keine Migration, keine Schulungswochen.
Persönlicher Ansprechpartner
Martin Wiederhold begleitet Ihre Pilotphase direkt – ohne Hotline, ohne Warteschlaufe.
Häufige Fragen
Die Fragen, die jede Verwaltung stellt.
Wir haben schon ein ERP – brauchen wir SwissFlow trotzdem?
Gerade dann. SwissFlow ersetzt Ihr ERP nicht, sondern bereitet den unstrukturierten Posteingang dafür vor: Anfragen werden kategorisiert, priorisiert und als fertige Tickets übergeben. Ihr ERP bleibt das führende System.
Was ist mit Datenschutz? Gehen unsere Daten ins Ausland?
Nein. Hosting in der Schweiz, revDSG-konforme Auftragsverarbeitung, und Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das besprechen wir transparent im Vertragswerk – vor dem Start, nicht danach.
Was, wenn die KI Fehler macht – etwa bei Kündigungen oder Fristen?
Es geht keine einzige Antwort ohne Freigabe durch Ihr Team raus. SwissFlow schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Rechtlich heikle Fälle wie Kündigungen oder Mietzinsfragen werden markiert und nie automatisch beantwortet.
Wir wollen keine neue Software einführen.
Müssen Sie nicht. SwissFlow läuft über Ihrem bestehenden Outlook- oder E-Mail-Postfach – kein Systemwechsel, kein Migrationsprojekt, kein Parallelbetrieb. Ihre Mieter merken nichts davon, ausser dass sie schneller Antwort erhalten.
Lohnt sich das preislich für uns?
Rechnen Sie selbst: Sachbearbeitende verbringen laut Branchenquellen 40-60% ihrer Zeit mit repetitiver Kommunikation. Schon 1-2 gesparte Stunden pro Tag übersteigen den Monatspreis deutlich. Und im 30-Tage-Pilot messen wir genau das auf Ihren echten E-Mails – bezahlt wird erst, wenn Sie zufrieden sind.
Das Team
Das Team hinter SwissFlow AI.
Martin
Gründer · Ihr Ansprechpartner
Daniil
KI-Entwicklung
Xavier
Produkt & Integration
Ein Postfach. 30 Tage.
Messbare Entlastung.
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen live, wie SwissFlow Ihre echten Mieteranfragen sortiert, priorisiert und Antworten vorbereitet. Danach entscheiden Sie.
Demo anfragen